Într-un climat fiscal în care ANAF supraveghează tot mai atent astfel de tranzacții și folosește analize de risc pe tipuri de furnizori și tipuri de cheltuieli, riscul unei recalificări este ridicat, iar consecințele pot fi semnificative, atât pentru firmă, cât și pentru administrator sau asociat. Principiul fundamental este simplu și implacabil: pentru ca o cheltuială să fie deductibilă, ea trebuie să servească în mod real scopului activității economice. Nu este suficient ca factura să fie emisă pe firmă; este nevoie ca bunul sau serviciul să contribuie la desfășurarea activității și la obținerea de venituri. În lipsa acestei justificări, bunurile achiziționate devin avantaje personale, supuse impozitării fie ca venit salarial, fie ca venit din alte surse, în funcție de statutul administratorului. Materialul de specialitate pe care îl avem la bază arată clar că, în astfel de cazuri, ANAF poate anula dreptul de deducere al TVA, poate obliga societatea să colecteze TVA suplimentar și poate reîncadra suma în venit impozabil pentru administrator, urmând ca acesta să fie taxat corespunzător.
Dacă administratorul este remunerat prin contract de muncă sau de mandat, valoarea bunurilor și serviciilor primite în interes personal devine avantaj salarial. Practic, din perspectiva fiscală nu mai vorbim doar despre o „facilitate” oferită de firmă, ci despre un element al pachetului de remunerare. Aceasta înseamnă că societatea trebuie să includă valoarea avantajului pe statul de plată, iar suma se supune acelorași taxe ca salariul: impozit pe venit, contribuții sociale și contribuția asiguratorie de muncă.
Chiar dacă, în acest scenariu, cheltuiala este deductibilă pentru societate, costul fiscal total poate ajunge semnificativ mai mare decât valoarea bunului, din cauza tuturor acestor taxe suplimentare. Din punct de vedere economic, un „cadou” făcut administratorului în contul firmei poate costa compania cu 40-70% mai mult decât prețul de raft al bunului, iar această diferență se reflectă direct în marja de profit. Lucrurile devin însă mult mai dezavantajoase pentru firmă atunci când administratorul sau asociatul nu este remunerat. În această situație, legea nu permite încadrarea sumelor ca avantaje salariale, iar valoarea bunurilor primite este tratată ca venit din alte surse, impozitat cu 10% prin reținere la sursă. Diferența esențială este că, în acest caz, atât valoarea bunului, cât și impozitul suportat de societate devin cheltuieli nedeductibile. Cu alte cuvinte, firma plătește din profitul său impozitat deja, fără să beneficieze de niciun avantaj fiscal. Documentul tehnic exemplifică faptul că, pentru un bun de 6.000 de lei, societatea ajunge să suporte un cost total de 6.667 de lei, toate aceste sume fiind integral nedeductibile, ceea ce amplifică în mod direct impactul negativ asupra rezultatului financiar al companiei.
La aceasta se adaugă și tratamentul TVA, care nu poate fi ignorat. Dacă firma a dedus TVA la momentul achiziției, atunci este obligată să colecteze TVA în clipa în care bunul este utilizat în scop personal de administrator, pentru că, din punct de vedere fiscal, vorbim despre o livrare asimilată. În traducere simplă: statul nu permite ca o firmă să deducă TVA ca și cum bunul ar fi folosit în activitatea economică, iar apoi același bun să ajungă, în fapt, în sfera privată, fără recalcularea taxei. Dacă firma nu a dedus TVA, obligația de colectare nu există; însă întreaga sumă plătită, inclusiv TVA, devine bază pentru calculul impozitului pe venit la nivelul administratorului. În ambele variante, dacă tranzacția nu este corect încadrată și declarată, riscul ca ANAF să intervină ulterior cu ajustări și accesorii este ridicat.
În prezent, ANAF monitorizează atent achizițiile efectuate de firme de la furnizori care, prin natura lor, indică un potențial uz personal: magazine de modă și lux, parfumerii, comercianți de electronice de ultimă generație, hoteluri, agenții de turism, centre de wellness sau cluburi sportive. Pe baza acestor tipare, inspectorii fiscali pot selecta societățile pentru control și pot solicita justificări punctuale pentru aceste cheltuieli. Atunci când documentarea lipsește sau este formală, fără o legătură clară cu activitatea firmei, autoritatea fiscală poate decide reîncadrarea sumelor, poate solicita TVA suplimentar și poate impune impozite și contribuții, însoțite de dobânzi și penalități. În multe cazuri, valoarea totală a obligațiilor suplimentare poate depăși chiar valoarea inițială a bunurilor achiziționate, transformând o „facilitate” aparent minoră într-un risc major pentru cash-flow-ul companiei.
Pentru antreprenori, soluția nu este să renunțe la orice beneficiu pentru administrator, ci să acționeze cu prudență și transparență. Fiecare achiziție trebuie însoțită de o justificare reală și verificabilă privind necesitatea ei în activitatea firmei: de ce este nevoie de acel bun, cine îl folosește, în ce scop, în ce context contribuie la derularea afacerii. Notele interne, procedurile de predare-primire, politicile clare privind utilizarea bunurilor firmei, precum și evidențele concrete de utilizare profesională sunt instrumente esențiale pentru a evita suspiciunea de reîncadrare. În plus, acolo unde este evident că bunul servește în principal interesului personal, soluția corectă este achiziția pe persoană fizică, nu pe firmă.
Concluzia este limpede: achizițiile personale mascate sub cheltuieli ale firmei reprezintă un risc fiscal major, care poate afecta serios bugetul și stabilitatea unei companii. Costul aparent al bunului este doar începutul unui lanț de implicații fiscale și juridice, care poate însemna impozite suplimentare, accesorii, amenzi și chiar suspiciuni privind administrarea defectuoasă a societății. Într-un mediu fiscal tot mai vigilent, antreprenorii au responsabilitatea de a delimita clar patrimoniul firmei de cel personal și de a adopta o conduită fiscală prudentă, bazată pe transparență, documentare și consultanță de specialitate. Respectarea acestor principii nu este doar o chestiune de conformare la lege, ci și o investiție în credibilitatea și sustenabilitatea pe termen lung a afacerii.
Text: Oana LUCA – Consultant fiscal